Ihr Praxisteam hat wieder Zeit für Patienten – Lena übernimmt die Anrufe

Die KI-Telefonassistentin für proaktive Patientenanrufe. Automatisierte Terminvereinbarung für Vorsorge, Recalls und Prophylaxe – mehr Vorsorgeraten, planbare Auslastung, weniger Verwaltungsaufwand.

HA-Projekt-Nr.: 2056/25-165

Unser Entwicklungspartner

Arztpraxis Karl Stuff

Donaueschingen

Allgemeinmedizin

„Prävention hat bei uns einen hohen Stellenwert, entsprechend möchten wir unsere Patienten zuverlässig an anstehende Termine erinnern. Lena übernimmt die freundliche Erinnerung und vereinbart direkt die Termine. So bleiben die Recalls auf dem Laufenden, und wir gewinnen wertvolle Zeit für die Betreuung in der Praxis.“

Connection Rate

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Terminvereinbarungsquote

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Zeitersparnis für Ihr Team

0 %

*Zahlen stammen aus unseren Testkampagnen mit echten Patienten bei unserem Entwicklungspartner.

Kennen Sie diese Herausforderungen aus Ihrer Praxis?

⏰ Zeitfressende Telefonate

Ihre Medizinischen Fachangestellten verbringen täglich Stunden damit, Patienten für Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen oder Prophylaxe anzurufen. Zeit, die am Empfang und bei der Patientenbetreuung fehlt.

📉 Verpasste Vorsorge

Trotz Erinnerungslisten gehen Patienten durch das Raster. Wichtige Vorsorgeuntersuchungen werden verschoben oder vergessen – zum Nachteil der Patientengesundheit und Ihrer Praxisauslastung.

📊 Unplanbare Auslastung

Ohne strukturierte Patientenansprache und geplante Anrufe bleiben Terminlücken ungenutzt. Quartalserste, Privatpatienten oder spezifische Behandlungen werden nicht gezielt gebucht.

So unterstützt Lena Ihre Praxis – einfach, automatisiert, effektiv

PraxisLena ist Ihre digitale Telefonassistentin, die Patienten proaktiv anruft, Termine vereinbart und Ihr Praxisteam massiv entlastet. Vollautomatisch, DSGVO-konform und mit Ihrer bestehenden Praxisnummer.

Patienten einpflegen

Laden Sie Ihre Patientenlisten per Export aus zum Beispiel T2Med via Excel hoch oder legen Sie Patienten manuell an.

Telefonagent konfigurieren

Bauen Sie Ihren individuellen Telefonagenten mit konfigurierbaren Bausteinen. Starten Sie z.B. mit einer persönlichen Audio-Begrüßung des Arztes, dann übernimmt Lena die Terminvereinbarung. Vollständig anpassbar an Ihre Praxisbedürfnisse.

Kampagne starten

Stellen Sie Ihre Anrufe als Kampagne ein und starten Sie per Klick. Lena arbeitet die Patienten automatisch über die nächsten Tage ab – Sie behalten jederzeit die Kontrolle und den Überblick.

Termine automatisch vereinbart

Lena vereinbart Termine direkt am Telefon und dokumentiert alles. Sie sehen alle Gespräche als Transkript und können Patienten bei Bedarf per SMS oder E-Mail nachfassen – alles aus einer Plattform.

Connection Rate

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Terminvereinbarungsquote

0 %

Zeitersparnis für Ihr Team

0 %

*Zahlen stammen aus unseren Testkampagnen mit echten Patienten bei unserem Entwicklungspartner.

Traditionelle Anrufe

📝 1 MFA, 1 Monat pro Quartal nur am Telefon

⏰ 3 Stunden = 4-5 erreichte Patienten

📋 Manuelle Recall-Listen

🔄 Überstunden, gestresstes Team

📞 Zeitaufwendige Telefonate

🚫 Nur ein Bruchteil der Patienten wird erreicht

📉 Vorsorgetermine werden häufig verpasst

Mit Lenas

⚡ KI erledigt Recall-Anrufe automatisch

👥 System arbeitet rund um die Uhr

🤖 Automatisierte Recalls

💰 MFA für medizinische Aufgaben frei

✅ Mehr erreichte Patienten

🎯 100% der Recall-Patienten werden erreicht

🔔 Patienten erhalten rechtzeitige Vorsorge-Erinnerungen

Warum Praxen sich für Lena entscheiden

📞 Automatisierte Outbound-Anrufe

Lena ist ein automatisiertes System, das Patienten in Ihrem Namen anruft und Anruflisten systematisch und effizient abarbeitet.

🧩 Anpassbare Anrufskripte & Bausteine

Bestimmen Sie vollständig, was Lena sagt. Fügen Sie eigene Texte hinzu oder spielen Sie vorab aufgezeichnete Audio-Dateien während der Anrufe ab, perfekt auf Ihre Praxis zugeschnitten.

📱 Integrierter Patienten-Chat

Follow-up direkt aus der Plattform: Erreichen Sie Patienten per SMS oder E-Mail. Patienten können antworten – alle Kommunikation an einem Ort.

🏥 Nutzt Ihre Praxis-Telefonnummer

Verbinden Sie kostenlos Ihre Praxistelefonnummer – in unter einer Minute. Patienten sehen die gewohnte Nummer und wissen sofort: Das ist meine Praxis.

💬 Volle Transparenz

Alle Anrufe werden als Transkript und Audiodatei gespeichert. Hören Sie oder lesen Sie nach, was besprochen wurde, und nutzen Sie die Informationen für die weitere Patientenbetreuung.

⏰ Erweiterte Betriebszeiten

Häufig rufen Praxen Ihre Patienten an während diese selber arbeiten müssen. Lena kann zu erweiterten Zeiten arbeiten und Anrufe tätigen, wenn Ihr Personal nicht verfügbar oder bereits im Feierabend ist.

🔗 Einfacher Excel-Import

Verwenden Sie Patientenlisten, die als Excel-Dateien aus Ihrer Praxissoftware (wie T2Med) exportiert wurden.

🔒 DSGVO-konforme Datenverar-beitung

DSGVO konform, vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag und Patienten-Einverständniserklärung.

In 30 Minuten startklar – so einfach geht's

Vereinbaren Sie einen kostenlosen 30-minütigen Online-Termin. Wir zeigen Ihnen die Plattform und führen gemeinsam den ersten Setup durch. Im Anschluss können wir Testanrufe durchführen und Ihre Fragen beantworten.

Vielseitig einsetzbar – für planbare Auslastung und bessere Versorgung

Nutzen Sie Lena für unterschiedliche Szenarien und sprechen Sie gezielt die richtigen Patienten zur richtigen Zeit an.

🩺 Gesundheits-Check-ups & Krebsvorsorge

Erinnern Sie Patienten automatisch an ihre Check-up 35+, Hautkrebsscreening oder gynäkologische Vorsorge. Erhöhen Sie Ihre Vorsorgequote und verbessern Sie die Patientengesundheit.

💉 Grippe, Tetanus & Co.

Informieren Sie Patienten über fällige Auffrischimpfungen oder saisonale Impfungen. Lena vereinbart direkt einen passenden Termin – Impflücken gehören der Vergangenheit an.

🦷 Zahnreinigung & Kontrolltermine

Perfekt für Zahnarztpraxen: Erinnern Sie an die halbjährliche Prophylaxe oder professionelle Zahnreinigung. Planbarer Umsatz durch regelmäßige Recall-Termine.

🎯 Quartalserste & Privatpatienten

Sprechen Sie strategisch Patienten an, die noch nicht im aktuellen Quartal da waren, oder laden Sie gezielt Privatpatienten zu bestimmten Behandlungen ein. Optimieren Sie Ihre Praxisauslastung.

Häufig gestellte Fragen

Wie schnell kann ich mit Lena starten?

In der 30-minütigen Demo durchlaufen wir gemeinsam den kompletten Setup. Sobald Sie die Patienten-Einverständnisse eingeholt haben, können Sie Ihre erste Kampagne starten.

Bietet ihr auch Support?

Ja, unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen zur Verfügung. Sie erreichen uns per E-Mail oder unter Vereinbarung eines Termins.

Kann ich bestimmen, was Lena sagt?

Ja, absolut. Sie konfigurieren Lena mit individuellen Bausteinen. Sie können eigene Audio-Aufnahmen (z.B. Arzt-Begrüßung) einbinden und bestimmen, wie das Gespräch strukturiert ist. Lena passt sich Ihrer Praxis an – nicht umgekehrt.

Was passiert, wenn ein Patient nicht erreicht wird?

Lena versucht zu unterschiedlichen Zeiten, den Patienten zu erreichen. Sie können einstellen, wie viele Anrufversuche gemacht werden sollen. Nicht erreichte Patienten sehen Sie in der Übersicht und können sie manuell nachfassen oder per SMS/E-Mail kontaktieren.

Welche Daten werden gespeichert?

Gespeichert werden nur die wichtigsten Daten wie zum Beispiel die von Ihnen hochgeladenen Patientendaten (Name, Telefonnummer, Anrufgrund), Gesprächstranskripte und Terminvereinbarungen. Alle Daten werden gemäß DSGVO verarbeitet und gespeichert. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und sind somit Weisungsgebunden. Mehr Informationen in unserer Datenschutzerklärung.

Wie funktioniert die Einwilligung der Patienten?

Patienten unterzeichnen in Ihrer Praxis wie gewohnt eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung, die die Kontaktaufnahme durch die Telefonassistentin Lena akzeptiert. Anschließend können Sie mit Lena Ihre Patienten anrufen.

Funktioniert Lena auch mit meiner Praxissoftware?

Aktuell arbeitet Lena mit Excel-Listen, die Sie aus Ihrer Praxissoftware exportieren können. Nach der Terminvereinbarung sehen Sie alle Ergebnisse in der Lena-Plattform und können Termine manuell in Ihre Praxissoftware übertragen. Direkte Schnittstellen sind in Planung.

Akzeptieren ältere Patienten einen KI-Anruf?

Unsere Erfahrung zeigt eindeutig: Ja. Besonders die Möglichkeit, mit einer persönlichen Arzt-Begrüßung zu starten, schafft Vertrauen. Lena führt natürliche Gespräche und Patienten empfinden den Service als hilfreiche Erinnerung – unabhängig vom Alter.

Kann ich Lena jederzeit kündigen?

Ja, PraxisLena ist monatlich kündbar. Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Sie bleiben flexibel und zahlen nur, solange Sie den Service nutzen möchten.

Ihr Ansprechpartner

Max van Bentum

Teamleitung Praxisbetreuung

Lena die digitale MFA für ihr Praxistelefon

Kontakt

Im Obergarten 8, 65719 Hofheim am Taunus